关于中共江门市委宣传部档案(2023年度)整理服务采购项目公开询价的公告

  根据(国家档案局令第9号)、《广东省人民政府关于印发〈广东省档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》(粤府〔2013〕11号)等要求,我部需采购2023年档案整理服务,现进行公开询价,欢迎符合相关条件的服务商参加报价,提供服务。

  一、采购简要说明

  (一)项目内容

  档案整理服务内容包括:2023年度新收集未归文书档案整理含收、发文(电子文档及纸质文档)、2023年度荣誉实物档案。文书档案按照文件整理规则(即新方法)进行整理及数字化加工(含文件汇编),其它档案按立卷方式归档。

  (二)项目服务期限、地点和要求

  1.项目服务期限:2024年7月30日前。

  2.项目实施地点:派员上门开展文书档案整理,整理完善后开展数字化加工实施地点由服务供应商提供,所提供场地应具备档案管理要求,具备合格的安全监控和消防条件,如监控、防盗门窗、灭火器等。

  3.项目服务具体要求:(1)按新的档案三合一制度要求,对上述档案材料进行鉴定、分类、整理、托表、去污除尘、打印、编目、数字化加工、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明及统计台账等工作,经采购人验收合格,在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料;(2)卷内文件,排列条理。卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后,正本在前、定稿在后,转发文件在前、被转发文件在后;同一份文件审核中结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。(3)编制页号,不重不漏。卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。(4)填写卷内文件目录,准确清晰。题名即文件的标题,一般应照实抄录,不要随意更改和简化;没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名,外加“〔 〕”号。对“任免通知”、“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名,著录时需在题名之后,加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字,并外加“〔 〕”号。如:“关于李某某等同志任职的通知〔黄某某、张某某〕”;责任者、文号、时间、页号等要清楚准确填写。(5)装订案卷,整齐结实。卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边,对破损或大小不一的文件,要加以修复、折叠,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐,文件要与卷皮下沿取齐,装订时不得订住文字,也不能漏订,单份文件归档要采用304不锈钢装,案卷应采用三孔一线的方法装订,孔距要适当,用线绳装订,要勒紧,结头结在背面。(6)项目实施期间所需设备(如计算机、打印机、扫描设备等)及服务期间所需办公耗材由服务供应商提供。(7)档案整理场所须符合档案安全保管“八防”要求,保证档案实体安全。(8)项目应用的档案管理系统必须是珠海泰坦软件系统有限公司开发的DARMS2009或超越2000档案管理系统。(9)供应服务商须在采购文件中确定项目主管及工作人员,说明主要参与人员的职责及任务;项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于6人,并持有档案人员岗位培训证书,项目负责人必须具有档案中级职称或以上,确保团队成员完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换,如更换须经双方同意;确保团队成员在指定工作场所完成工作。(10)结算金额包含整理期间所需的档案用品耗材。

  (三)项目费用

  本次采购总价上限为人民币4.98万元,投报总价不得超过最高限价。

  二、项目达到目标和安全

  通过向档案整理中介服务公司购买档案整理和数字化加工服务,保证档案资料整理和数字化加工原件和内容信息的安全,严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象,并保证纸质档案数字化处理的质量。在进行档案数字化加工工作中必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》等有关规定,按江门市档案局规定的档案归档文件整理规则的要求进行数字化加工,确保能通过江门市档案局验收。

  三、中介服务公司资质

  1.具有江门市政府购买社会服务供应商资格的档案整理中介服务机构;

  2.在原江门市档案局登记备案的档案整理中介服务机构(需提交备案登记证复印件);

  3.在江门市蓬江区内具有经本地工商部门注册的固定经营场所;

  4.具有两名以上(含两名)中级以上(含中级)档案职称的档案整理人员(需提交一年以上的在职社保证明);

  5.服务商需对此项目配备不少于6人的工作团队,整理人员需具有档案行政管理部门核发的专业上岗证,拟安排的项目管理负责人和技术负责人需具备档案中级或以上职称人员;

  6.必须具备独立的数字化加工室,加工室必须安装监控设备,做到全方位监控;

  7.有多年为机关、事业单位提供档案整理、数字化加工服务经验;

  8.服务商网上询价时要提供上述1-7点要求的文件说明及证明材料,第6点必须提供图片以作说明;

  9.服务商的确定方式为综合上述要件考虑;

  10.本项目不允许转包,不接受联合体服务;

  11.以上1-7点不达要求的,询价不受理。

  四、报价要求

  本项目采用项目总包价形式报价,不能分拆报价。本项目的总价报价上限为人民币4.98万元,服务商所报总价不能超过此上限金额。

  五、付款办法

  1.首付款:合同签订后,采购人在收到服务商提供的有效发票后30日内,向其支付合同总价50%的款项。

  2.尾款:合同服务内容已完成,在验收合格后,采购人一次性向服务商支付其余50%款项。

  六、违约责任

  1.服务商未按期完工,每延迟一日,应向采购人支付总价款0.5‰的违约金,但金额不得超过合同总额的10%;

  2.服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定,我部有权取消业务合作或终止已开始的合作,并保留追究法律责任的权利。

  七、其他事项

  采购人与服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。

  八、项目公示时间:2023年 4月9日至2023年4月11日。

  九、报名方式

  请有意报名的供应商于2023年4月11日17时前将项目报价材料资料发送至指定电子邮箱(邮箱:457172023@qq.com)或递交到江门市委宣传部办公室(地址:江门市蓬江区白沙大道西1号6幢6105室)。提前、逾期递交或不符合规定的报价文件恕不接受。联系人:张女士,联系电话:0750—3272511。

中共江门市委宣传部
2024年4月9日